Колонка эксперта

14.07.2019

ARIVIST GROUP
ARIVIST GROUP |

«ПУТЬ ГЕРОЯ» ИЛИ ИСТОРИЯ РАЗРАБОТКИ СОБСТВЕННОЙ ERP-СИСТЕМЫ

Большинство крупных компаний стремятся максимально оптимизировать свои трудозатраты. В век технологического бума первыми на помощь приходят компьютерные программы и системы. В случае ГК АРИВИСТ таким помощником стал «Реестр» – собственная ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия).

 

История «Реестра» неразрывно связана с историей ГК АРИВИСТ. В 2000 году компания достигла такого объема и комплексности заказов, что справляться без единой информационной системы стало невозможно. Требовалось программное обеспечение, сочетающее в себе производительность системы класса ERP  и функционал, отражающий специфику отрасли.

В качестве возможных вариантов были рассмотрены программы, уже зарекомендовавшие себя на ИТ-рынке: SAP, Oracle, 1C, BAAN, «Парус» и другие. Однако одни системы не учитывали особенностей российского таможенного законодательства, документооборота и бухгалтерского учета, функционал других же был избыточен для компании. При этом выбор в пользу одной из систем требовал от нас подстраивать свои процессы под «коробочное решение» производителя, а доработка под собственные задачи имела довольно высокую стоимость.

После проведения анализа рынка ИТ-систем руководство компании приняло решение о разработке собственного программного продукта. Его основателем и ведущим разработчиком стал руководитель ИТ-службы - Андрей Кузьмин.

Андрей Кузьмин, руководитель ИТ-службы:

— В начале 2000-х офис не был обеспечен широкополосным доступом в интернет, использовали модемы. Это накладывало некоторые ограничения и на деятельность ИТ-специалистов, как только не приходилось выкручиваться. В процессе разработки системы специалистам отдела приходилось досконально изучать мельчайшие детали: что такое таможенная декларация, как она устроена, какие у нее есть основные параметры.  Почему назвали программу «Реестр»? До введения в эксплуатацию электронной системы наши сотрудники пользовались бумажным реестром, куда вносилась информация о декларациях и их состоянии. У нас было два офиса: один в городе, другой в порту, и курьеры три раза в день возили туда-сюда бумажки на машине.

Первая версия системы была документо-ориентированной. Она создавалась в соответствии с существовавшими на тот момент процессами и принципами работы менеджеров. Так были разработаны средства для хранения и оперативной работы с таможенными декларациями. Информация поступала к нам из программы САО ГТД и значительно облегчила обработку данных и обмен информацией между разными подразделениями компании.

Программа оказалась функциональной, удобной в использовании и обслуживании. Ее функционал начала активно развиваться, причем не только в качестве способа хранения информации, но и как инструмент для анализа деятельности компании. Формирование отчетности в автоматическом режиме экономило время и трудозатраты. Теперь рабочее время персонала могло быть использовано для решения других, более творческих и рентабельных задач. Повысилось качество информации, сроки подготовки сократились, рутинные задачи постепенно стали ложиться на плечи искусственного интеллекта.

Система продолжала развиваться: появились различные виды отчетов, возможность сохранять и анализировать финансовые счета, карточки логистики, хранить информацию по клиентам грузополучателям и многое другое. Но обнаружилась и обратная сторона медали. В компании возросла потребность в ИТ-персонале, который мог бы развивать систему, исправлять ошибки и неточности, помогать ее пользователям, обеспечивать сопровождение и техническую поддержку.

Юлия Пикалева, клиентский менеджер:

— Когда случаются какие-то сбои в Реестре, работа клиентских менеджеров останавливается. У нас там все: карточка клиента, счета, договора, контакты, бухгалтерия. Ты всегда можешь зайти в карточку клиента, посмотреть, как завязывались ваши отношения, на какой стадии они находятся сейчас. Такие моменты важны не только для клиентского менеджера, но и для любого другого сотрудника компании. В реестре мы можем отслеживать информацию о дополнительных расходах, о неожиданно возникших проблемах. В систему заносятся все этапы оформления ДТ вплоть до ее выпуска. Там хранятся сведения, кто был декларантом, кто менеджером, кто операционистом, кто проверил ДТ, кто подал ее в таможню. Также к нам оперативно приходят уведомления о досмотре, о дополнительных проверках. Все держать в голове невозможно, некоторые вещи все равно забываются. Сейчас невозможно себе представить жизнь без реестра.

Развитие технологий разработки и функциональности информационных систем не стояло на месте. Практически все системы стали брать за основу идеологию «цепочек поставки», при которых фокус с документооборота сместился на события и действия менеджеров. Это позволило программе не просто вносить информацию в документы, но и создавать различные сценарии взаимодействия с заказчиками и поставщиками, где одно событие влечет за собой другое. Появилась возможность осуществлять проверку корректности вносимых данных в зависимости от этапа работы и подсказывать менеджерам последующие шаги.

Одним из авторов многих идей развития «Реестра» стал новый член команды Евгений Бородулин, вставший во главе группы разработки. В новом релизе программы был реализован вышеописанный подход, основанный на ведении карточки заказа клиента. Он позволил сотрудникам работать в системе с комплексными и многопрофильными пакетами услуг, которые предлагала компания АРИВИСТ своим заказчикам. При этом обеспечивать высокое качество работы, своевременность реакции на возникающие проблемы и информирование клиентов обо всех нюансах исполнения их запросов.

Постепенно система «обрастала» различными отчетами, новыми документами и сервисами. Были добавлены возможность отправки электронных писем непосредственно из реестра, загружать электронный вид ДТ и множество других нововведений и сервисов.

 

Но за все в жизни приходится платить. Новый функционал требовал иного уровня производительности. Используемая платформа не могла обеспечить всего необходимого: многопользовательского режима работы, быстродействия, возможность удаленной работы и поддержки многочисленных интерфейсов с другими системами. Для обеспечения новых требований было принято решение о переходе на новую технологическую платформу и систему управления базами данных. Важным шагом в усовершенствовании софта должна была стать возможность полноценной работы пользователей с системой через Web интерфейс.

Переход на новую платформу поставил вопрос и об изменении подхода к проектированию и разработке программного обеспечения. Нельзя было просто скопировать старые функции в новую среду, требовалось перестройка, отражающая эволюцию бизнеса. В компании провели серьезную работу по анализу, документированию и оптимизации бизнес-процессов, что, по сути, позволило создать новую систему, теперь уже процессно-ориентированную. Главное место в ней отводилось решению бизнес-задач, реализация процессов.

АРИВИСТ стремиться формировать рынок таможенных и брокерских услуг, а не просто слепо идти за ним. Инструментом для решения этой задачи должен стать новый «Реестр». Уже появились современные средства учета и оптимизации загруженности декларантов, реестр заказов, реестр ДТ, возможность анализировать себестоимость услуг, формировать разнообразные финансовые отчеты и прогнозы. Совершенствуется модуль CRM, который позволит вывести маркетинг на новый уровень.

Юлия Пикалева, клиентский менеджер:

— Какие еще изменения нужны реестру? Мы ждем перевода полного функционала «Реестра» в Web-среду. Удалённого доступа, например, из дома, иногда не хватает. Возможно, стоит чуть реже обновлять и менять интерфейс программы, потому что к новому виду нужно привыкнуть.

Для реализации амбициозных планов потребовались изменения и в самой группе разработчиков. Теперь это полноценный департамент, численность которого составляет десять человек. Главная ценность департамента – это люди – разработчики, которые обладают уникальными знаниями и пониманием отрасли. Но знаний таможенных и логистических процессов недостаточно для успешной конкуренции с монстрами рынка информационных технологий. Руководство компании постоянно держит руку на пульсе, предоставляя сотрудникам возможность изучать и применять на практике современные управленческие методики. Уже внедрены новые инструменты планирования работ по проектированию, разработке, тестированию и сопровождению. Продолжается формирование службы поддержки пользователей, создаются проектная и сервисная группы, внедряются инструменты управления качеством услуг, пересматривается подход к взаимодействию с бизнес-заказчиком. 

Собственная практика использования обновленной системы позволит АРИВИСТу предлагать свои услуги другим компаниям, которые сейчас стоят перед выбором качественной ERP-системы, разработанной под запросы конкретно нашей отрасли.

 

К списку статей